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Boas práticas para eventos virtuais

Fique atento:

 

  • Defina o público-alvo do seu evento. Isso é primordial para que o evento seja realizado de acordo com os objetivos pensados pelos proponentes;

 

  • Fique atento à linguagem oral, escrita e visual a ser utilizada no evento, pensando sempre em qual mensagem você deseja comunicar para o público participante;

 

  • Os participantes do evento deverão se apresentar e fazer sua audiodescrição. As orientações, para tanto, se encontram neste link;

 

  •  Para uma melhor apresentação, defina um moderador ou mestre de cerimônias para o seu evento, que auxiliará na apresentação e condução. Sugerimos que a pessoa definida fique na tela durante toda a realização do evento, para que, caso ocorra algum problema com a conexão de internet do palestrante/expositor ou do moderador/mestre de cerimônias, ela possa apoiar e dar continuidade na interação com a audiência;

 

  • Quando for definido que ocorrerá espaço para perguntas durante o evento, a audiência deve ser estimulada a enviar os questionamentos, tanto pelos interlocutores como pelos responsáveis pelo chat;

 

  • É importante que uma pessoa da equipe organizadora auxilie na organização (seleção e compilação) das perguntas enviadas pelo público no chat do YouTube (ou outra plataforma escolhida) quando for definido que ocorrerá espaço para questionamentos durante o evento;

 

  • As câmera dos participantes devem permanecer abertas durante toda a realização e transmissão do evento, passando credibilidade para o público que está assistindo;

 

  • Lembre-se de que este não é um evento presencial e fique atento às peculiaridades do evento online destacadas anteriormente, buscando realizá-lo da forma mais dinâmica e interativa possível com o seu público;

 

  • O ideal é que você utilize um equipamento de vídeo de boa qualidade para transmissão. Caso seja necessária a utilização de celular, sugerimos que ele seja usado de maneira horizontal, para que a imagem ocupe todo o espaço da tela;

 

  • Ressaltamos a importância de se buscar um local mais silencioso e adequado possível para a transmissão do seu evento, evitando que ocorram interrupções de pessoas externas à live. Destacamos também que os celulares devem ser colocados no modo silencioso.

 

  • Caso seja necessário que os participantes do evento realizem interrupções entre si, destacamos a importância disto ser realizado da maneira mais educada e polida possível, com bom senso e demonstrando respeito com a audiência do evento;

 

  • Lembre-se de que todos somos responsáveis pela comunicação que a organização realiza com os seus públicos, atentando-se aos detalhes.

 

  • Caso queira que o seu evento tenha participação de vários públicos diferentes, sugerimos que a gravação, que fica salva no canal do YouTube, seja enviada a todos por e-mail, não sendo necessária a realização de mais de um evento sobre o mesmo tema. Uma outra sugestão é a realização de um evento para apresentação de conteúdo e outro para tirar dúvidas e responder as perguntas da audiência, ou que as perguntas sejam enviadas por e-mail aos palestrantes/expositores;

 

  • Atente-se ao tempo de duração do seu evento. Sugere-se que eventos virtuais tenham duração em média de 45 minutos, pois um tempo superior a este pode prejudicar a presença da audiência. Desta maneira, sugere-se 30 minutos para exposição e 15 minutos para perguntas;

 

  • Ressaltamos a importância do mestre de cerimônias manter a cordialidade no tratamento com todos os participantes do evento;

 

  • Ressaltamos a importância do acompanhamento da TI, dando suporte na transmissão;

 

  • Recomendamos que sejam fechadas todas as abas e aplicativos que possam promover ruídos durante a apresentação do palestrante/expositor;

 

  • Se o público foi estimulado a enviar perguntas, deve-se priorizá-las;

 

  • Caso não sejam realizadas perguntas pelo públicos, devem ser elaboradas perguntas secundárias pelos mediadores;

 

  • Reforçamos que caso mais de um participante for utilizar o mesmo espaço em vídeo, é necessário que todos estejam utilizando máscaras, de acordo com a Recomendação da Ouvidoria do IFC.

 

  • Sugerimos a criação de um Núcleo de transmissão em cada campus, composto por: um servidor responsável pela coordenação da transmissão; um servidor familiarizado com a escrita e/ou o tema do evento, para apoio nas perguntas; um servidor da área de TI ou com familiaridade com a área.